5.2.3.1 В зависимости от размера, характера и вида деятельности организации следует устанавливать и совершенствовать документацию системы управления охраной труда, которая может содержать:

а) политику и цели организации по охране труда;

б) распределение ключевых управленческих ролей по охране труда и обязанностей по применению системы управления охраной труда;

в) наиболее значительные опасности/риски, вытекающие из деятельности организации, и мероприятия по их предупреждению и снижению;

г) положения, процедуры, методики, инструкции или другие внутренние документы, используемые в рамках системы управления охраной труда.

5.2.3.2 Документация системы управления охраной труда должна:

а) быть оформлена и изложена так, чтобы быть понятной пользователям;

б) периодически анализироваться, при необходимости своевременно корректироваться, распространяться и быть легкодоступной для всех работников организации, кому она предназначена и кого касается.

5.2.3.3 Записи данных по охране труда должны устанавливаться, управляться и поддерживаться в рабочем состоянии на местах в соответствии с потребностями организации. Они должны быть идентифицируемыми и отслеживаемыми, а срок их хранения должен быть точно определен.

5.2.3.5 Записи данных по охране труда могут включать:

а) записи данных, вытекающие из осуществления системы управления охраной труда;

б) записи данных о связанных с работой травмах, ухудшениях здоровья, болезнях и инцидентах;

в) записи данных, вытекающие из национальных законов или правил по охране труда;

г) записи данных о воздействиях вредных производственных факторов на работников и наблюдений за производственной средой и за состоянием здоровья работников; и

д) результаты текущего контроля и реагирующего мониторинга.

[ГОСТ 12.0.230-2007, раздел 4.5]

    Для правильного понимания работниками требований охраны труда и всех положений системы управления охраной труда, для обеспечения действенного контроля за их выполнением и обеспечения эффективного функционирования системы управления охраной труда организации работодателю следует разрабатывать и хранить (на современном техническом уровне) всю необходимую для этого документацию.

       Всю документацию можно разделить на три группы:

- устанавливающую;

- фиксирующую события и факты;

- сопровождающую, включая переписку.

     Особое место в документации занимают так называемые записи или записи данных, которые фиксируют факты и происходящие события в сфере управления охраной труда. Журналы инструктажей, протоколы обучения и т.п. - важнейшие примеры записей данных.

    Организацию документооборота и содержание документации определяет сама организация. Документооборот по системе управления охраной труда может вестись в рамках общего установленного в организации документооборота.    Поскольку ГОСТ 12.0.230 не устанавливает требования о том, в каком формате нужно разрабатывать документацию, то существующую в организации документацию (руководства, стандарты, процедуры, методики, рабочие инструкции) не требуется заменять, если в ней адекватно описано реальное положение.

     Помимо документов по охране труда и по системе управления охраной труда следует иметь подробное описание самой документации и информационных систем, необходимых для поддержания в рабочем состоянии системы управления охраной труда и документирования деятельности в этой области.

      При организации документооборота следуют выделять:

- внешнюю документацию;

- документацию управления организацией;

- документацию подразделения;

- документы на рабочих местах.

      При организации документооборота следует обеспечить:

- оперативное прохождение документов, которое целенаправленно регулируется и оптимально осуществляется;

- исключение инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, для того чтобы каждое перемещение документа было оправданным.

    Следует также определить обязанности, ответственность и полномочия работников по ведению документации, места, где она применяется, а также ограничения, которые могут накладываться на средства хранения информации или на применение электронных и иных носителей. При ведении документации необходимо учитывать ответственность и полномочия пользователей документации и информации в зависимости от степени конфиденциальности и доступности, особенно при использовании электронных носителей, а также управление вносимыми в документацию изменениями.

    Полезно иметь: единый обзорный документ или руководство по ведению документации системы управления охраной труда; реестры документов, перечни или указатели.

     В организации следует определить процедуры по управлению документацией по охране труда: идентификация, утверждение, выпуск и изъятие. В этих процедурах могут быть определены категории документов и данных, к которым они применяются.

       Типичное упорядочение всей документации включает в себя следующее:

- процедуры управления документированием;

- реестры документации, перечни и указатели и места их хранения;

- архивную документацию (некоторые документы должны храниться в течение определенного срока, установленного законодательными или другими требованиями, по окончании срока хранения проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив).

       Документация должна быть в наличии и/или выдаваться по требованию любому из работников организации, кому она предназначена и кого касается. Следует предусмотреть, чтобы доступность документации выполнялась как в штатных, так и в нештатных ситуациях, включая аварийные ситуации. Следует всю документацию по охране труда выдавать только под роспись, чтобы избежать недоразумений, связанных с небрежным обращением отдельных работников с документацией по охране труда, вплоть до ее потери.

    Записи данных необходимо вести для показа того, что система управления охраной труда эффективно функционирует, что производственные процессы ведутся в соответствии с правилами безопасности, а трудовые обязанности работников выполняются на рабочих местах в соответствии с требованиями охраны труда и безопасности выполнения работ.

    Документы и записи данных по охране труда должны быть полностью заполненными, разборчивыми и соответствующим образом идентифицированными. Необходимо установить сроки их хранения. Записи данных и другую документацию следует хранить в безопасном месте, защищать от порчи для обеспечения их восстанавливаемости. Важнейшие записи данных и документы следует защитить от возможных повреждений (например, пожар).

       Из всего разнообразия документов целесообразно выделить несколько основных типов документации по охране труда.

       Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, связанные с вопросами охраны труда и безопасности производства. Эти акты устанавливают организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда и тем самым работодателем - нормативных требований охраны труда, установленных государством. Требования охраны труда, содержащиеся в локальных нормативных актах работодателя, обязательны для выполнения всеми работниками данного работодателя и другими лицами, находящимися на рабочих местах, на промышленной площадке или на территории, состоящей под контролем работодателя.

   Во-вторых, это различные документы, фиксирующие деятельность работников (и тем самым деятельность работодателя) по соблюдению требований локальных нормативных актов, нормативных требований охраны труда и т.п. Эти документы включают материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

    В-третьих, это письма и предписания органов власти, надзора и контроля и т.п. Все они, как правило, требуют каких-то оперативных действий, а потому и выделены особо.

   В-четвертых, документы, содержащие нормативные требования охраны труда, включая учебно-методические пособия и иные информационного типа документы. Они предназначены не только для их выполнения и для информирования работников об условиях их труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя (по охране труда). Полезно иметь базу действующей нормативной правовой и нормативно-технической документации по охране труда и безопасности производственной деятельности и учебной литературы, а также заключить договор со сторонней организацией, осуществляющей информационное обслуживание по актуализации этой базы.

  В-пятых, документы, содержащие требования к правильной эксплуатации того или иного оборудования, безопасному использованию инструмента, сведения об опасности материалов, сертификаты соответствия и т.п. "внешние" документы.

   В-шестых, документы официальной статистической отчетности работодателя перед органами государственной власти, опирающиеся на документы внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем). Эти документы могут содержать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя.

     Каждый из вышеназванных типов сам может быть разбит на подтипы, вплоть до конкретных документов.

     К документам, устанавливающим организационную структуру системы управления, как правило, относятся:

а) руководство, положение, стандарт организации по системе управления охраной труда и приказ о введении СУОТ в действие;

б) документы по созданию органов управления охраной труда, а именно:

1) приказы о создании службы охраны труда, о возложении обязанностей специалиста по охране труда дополнительно (по внутреннему совместительству) на других специалистов;

2) приказы о создании комитета (комиссии) по охране труда в организации (при необходимости);

3) протоколы избрания уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда;

в) положения обо всех службах и отделах;

г) должностные инструкции для руководящих работников и специалистов, где прописаны трудовые обязанности работников по охране труда;

д) инструкции по охране труда для всех рабочих мест и всех выполняемых работ, где прописаны все требования охраны труда, обязательные к неукоснительному исполнению всеми работниками;

е) приказы о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности, которыми определяют поименно лиц, имеющих право выдачи нарядов-допусков, ответственных руководителей работ и ответственных исполнителей работ;

ж) приказы о назначении постоянно действующих комиссий по проверке знаний охраны труда;

      К документам, устанавливающим процедуры функционирования системы управления, относятся:

а) документы по обучению персонала:

1) программы инструктажа и обучения, вопросники, экзаменационные билеты;

2) перечни тех, кто должен обучаться и кто освобожден от того или иного вида обучения;

3) график проверки знаний по охране труда, который должен быть удобным и реальным <1>;

5) перечень должностей руководителей и электротехнического персонала, которые должны иметь квалификационную группу по электробезопасности, и перечень профессий и рабочих мест, требующих присвоения первой квалификационной группы по электробезопасности <1>;

1) приказ об утверждении списка контингента работников, подлежащих предварительным и периодическим осмотрам;

2) приказ об утверждении поименного списка контингента работников, подлежащих периодическим осмотрам;

3) график проведения периодических медицинских осмотров <1>;

г) документы по результатам проверок и анализу эффективности системы управления руководством.

        Также следует иметь в организации (и в ее подразделениях) следующие документы:

- список работников, имеющих право на досрочный выход на пенсию;

- список работников, имеющих право на дополнительный отпуск;

- список работников, имеющих право на получение молока или другого равноценного ему продукта;

- список работников, имеющих право на лечебно-профилактическое питание.

  К важнейшим документам, фиксирующим деятельность работодателя по выполнению государственных нормативных требований охраны труда, относятся документы, фиксирующие инструктирование и обучение персонала, то есть его готовность и умение работать безопасно. К этим документам относятся:

- журнал регистрации вводного инструктажа. Проведение вводного инструктажа должно быть скреплено подписями инструктируемого и инструктирующего;

- журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Инструктаж проводит руководитель, в чье непосредственное подчинение поступает работник. Инструктаж осуществляется индивидуально с учетом особенностей трудовых обязанностей работника;

- журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности. Хранится на участке, осуществляющем эти работы;

- личные карточки учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений, в которых фиксируются факты выдачи средств индивидуальной защиты;

- материалы мониторинга и оценки условий труда;

- журнал регистрации происшествий и/или несчастных случаев на производстве;

- акты о несчастных случаях на производстве;

- документы о профессиональных заболеваниях, материалы расследования острых отравлений и профессиональных заболеваний.